DMS è la funzionalità di Mago4 pensata per offrire agli utenti una Gestione Documentale semplice e completamente integrata con il prodotto esistente.
Con pochi semplici passaggi l'utente ha la possibilità di:
- Archiviare il documento in formato elettronico ed allegarlo al documento di Mago4
- Scegliere ulteriori chiavi di ricerca del documento allegato oltre a quelle stabilite dal programma
- Ricercare tra gli allegati mediante il motore integrato di FullTextSeach basato sulle chiavi di ricerca
- Creare regole personalizzate per la suddivisione dei documenti archiviati
- Archiviare i report di WOORM in formato PDF ed allegare automaticamente i fincati del ciclo attivo/passivo
- Operare direttamente sul repository dei documenti archiviati
Configurazione immediata
Bastano pochi click nella Administration Console per poter configurare il repository del DMS. I documenti elettronici sono archiviati in una serie di tabelle memorizzate in un database visto come estensione del database aziendale. Il database del DMS deve essere creato sempre su un server di tipo Microsoft SQL server versione 2005 o successivi.
Attraverso una maschera presente nel menu di Mago4 l’utente ha libero accesso alle informazioni del repository di cui può consultare i documenti archiviati, eliminare quelli non più utili o archiviarne di nuovi.
Allegare con un click
Le funzionalità del DMS sono direttamente fruibili da una qualsiasi maschera di Mago4 attraverso un’estensione della stessa . Da qui l’utente è in grado di allegare documenti scegliendoli dal file system o tra quelli già presenti nell’archivio, visualizzarne l’anteprima e definire i campi da utilizzare come chiave durante la ricerca. Inoltre attraverso il pannello delle Categorie può definire regole personalizzate per la suddivisione dei documenti archiviati. E basta un click per archiviare i fincati ed i report in formato PDF.
Ricerca semplice o avanzata?
Attraverso il motore integrato di FullTextSearch basato sulle chiavi di ricerca l’utente è in grado di trovare rapidamente e in modo semplice gli allegati ricercati e dal risultato prodotto essere in grado di aprire gli allegati ed effettuare una navigazione cross applicativo. E se questo non bastasse esiste anche la possibilità di complicare la query di ricerca con filtraggi per data, tipo e aggiunta di bookmark nonché definire la granularità della ricerca.
